这是来自老杨的投稿，老杨是一位经验丰富的GTDer，曾经在褪墨上和我们分享了不少经验，很多朋友都会想到用pda或者智能手机管理自己的时间，如果您用的是黑莓手机，不妨看看老杨是如何在黑莓上做时间管理的。
去年的11月份，我购入了黑莓的7290，很是喜欢，但是速度稍微感觉慢了点。后来今年的7月份就直接升级成为了8800，非常满意。我没有用过palm，不好说哪个好，但是我觉得对大学生来说，PIM的功能已经够用了。虽然第三方软件支持得不够多，但是能完成基本的操作不就好吗？
下面我介绍一下我怎么用8800做时间管理的。
这是我黑莓的桌面（以下截图都是1：1大小）：
桌面上用作时间管理的有三个软件：NextAction！（demo版），MyClock和BBnotepad，其中BBnotepad用来做收集，NextAction！用来做“下一步行动”的列表，MyClock用来做计时。下面我介绍一下时间管理的流程：
1.收集
脑子里面有什么点子的时候，可以用BBnotepad记下来，把文本文件作为收件箱使用，退出的时候按挂机键，这样BBnotepad只是切换出去了，再进去的时候工作状态是保留的，当然你也可以选择保存为文本文件
2.加工及组织
每天临近下班的时候，就把BBnotepad里面的内容清空，化为下一步行动的清单。有些2分钟以内就能做好的事情，马上做了就得了，也没必要进入下一步行动。
有时候会需要把短信/邮件转化为行动，这样就需要装三个软件，OntoCalendar，atomichelix_notify!以及Atomichelix Taskify!。分别可以把短信/邮件转化为日程、便签或者是任务。
安装之后，打开一个消息，就会出现上面的Onto Calendar、Save to Memopad和Save as Task三个选项了。十分傻瓜，不用再深入介绍了。
3.排程及行动
我一般安排自己每天两件大事，然后在空隙可以完成各种琐事。在大事上，不用手机记自己也知道，比如论文大作业啥的，琐事就得靠手机来提醒了。
日程表就用内置的，可以方便的和Outlook同步，能提醒我好友的生日和在特定时间要做的事情。
下一步行动就用NextAction！，这个软件还不错，主要是能快速切换分类和快速建立任务：
但是是demo版的，我不知道会不会过期，但是因为它是使用系统的任务数据库，所以其实在系统内置的任务里面，也是能看到按照场所分类的任务的
以后如果NextAction！真的过期了，我又没钱买（$60），那我会选择在每个任务前面添加一个前缀，表示不同的场所，比如+就表示家，@表示邮件，$表示购物等，在任务栏的Find里面输入前缀就能快速筛选了。
回顾的话我主要靠晨间日记，就没手机什么事情了，虽然8800也能修改excel文档，但是还是感觉拖来拖去的不方便，更何况要保持一个单一的版本。
最后，介绍一下MyClock这个软件，它有三个功能，一是指针型钟表
然后有正计时，我读书一小时就用正计时，这样在差不多1小时的时候读完一章就停了。
午睡的时候我一般就用倒计时了，到时会有提醒
OK，介绍了我用黑莓做时间管理的方法，欢迎诸位莓友讨论哦~以上软件在maxpda都能下到。
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古道视野之Outlook GTD应用教程
第四课 GTD应用流程
在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。
第一步：收集
收集步骤，我一般选择两种方式：
第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！
第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。
第二步：处理
在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。
第三步：计划
这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。
之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。
这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。
第四步：行动
行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。
注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！
第五步：回顾
回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：
日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。
周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？
月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。
季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！
年回顾：做好总结和计划等。
至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！
这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！
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古道视野之Outlook GTD应用教程
第三课 Outlook日程表设置
在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！
1、添加日程
依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。
之后，设置“地点”为@Online
注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！
2、日程较少时的使用方式：
具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：
这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：
所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！
（2）日程表：
在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。
使用方法与上述相同。
3、日程较多的设置方式：
如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。
打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：
在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）
"urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（开始时间等于“今天”且）
("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地点包含Office，对应地点为@Office）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地点包含Online，对应地点@Online）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地点包含Call，对应地点@Calls）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地点包含外出，对应地点@外出）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地点包含北京）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%项目%' OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%生日%') （地点包含生日，可删除）
AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）
这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。
这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。
但是应该注意：
此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！
永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！
所以，在使用中：
首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。
最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。
完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。
这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：
对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。
OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！
下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！
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古道视野之Outlook GTD应用教程
第二课 Project及Actions设置
现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！
第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：
1、添加Project：
在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。
2、Project分解
从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！
所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。
当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。
3、设置Actions
做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！
现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。
对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。
任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！
添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!
在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！
最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：
在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！
OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……
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